Quando e Como adicionar uma Adenda ao Minutos
As reuniões acontecem regularmente no mundo dos negócios, e os minutos são os documentos oficiais usados para registrar as ações tomadas e decisões tomadas. Desde minutos tornam-se documentos oficiais aos olhos da empresa, todas as mudanças que precisam ser feitas para os minutos exigem uma adenda. Quando você cria uma adenda você deve saber quando e como apresentá-lo à comissão de reunião e adicioná-lo às actas oficiais, de modo que você não está fazendo essas mudanças de sua própria vontade.
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Prepare cópias das atas oficiais da última reunião, de modo que todos os que participaram da reunião pode revê-los.
Distribua os minutos na próxima reunião. É habitual para o presidente da reunião para começar as coisas por rever as atas da reunião anterior. Todos os participantes devem ler os minutos e aprovar eles antes de seguir em frente. Se alguém tem algo a adicionar, alterar ou corrigir, então este é o momento apropriado para dizer isso.
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Anote as alterações para os minutos. Você pode escrever as alterações diretamente na sua cópia da acta, ou derrubar as notas em um pedaço de papel separado.
Permitir reunião membros para todos concordam com as alterações propostas para os minutos, que serão expostos na adenda. Se todos estão de acordo, então você pode avançar com a criação do aditamento à acta.
Criar a adenda após a reunião está encerrada. É melhor fazer a adenda logo após a reunião, para que a informação ainda está fresca em sua mente. Use o modelo minutos para escrever a informação adendo.
Circule as atas oficiais com a adenda anexada atrás deles para os membros do grupo reunião. Você não pode querer esperar até a próxima reunião para fazer isso, no caso, é longe no futuro. Em vez disso, enviar uma cópia eletrônica dos minutos e a adenda via e-mail para o grupo, e permitir que os membros sabem que o seu feedback ou aprovação é bem-vinda. Se todos no grupo aprova os minutos com adendo, então isso se torna seu novo documento de trabalho.
Traga os minutos e adenda à sua próxima reunião para obter a assinatura do seu presidente. Os minutos só se tornou oficial uma vez que os sinais de presidente fora sobre eles.
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