Como escrever uma carta de desculpas para clientes

Reúna todos os fatos da situação. A última coisa que você quer fazer é escrever uma carta de formulário que não consegue resolver todos os detalhes da situação. Um cliente irritado ou rejeitada quer ver que você tomou o tempo para entender pessoalmente a sua queixa e que você realmente se importa. Se possível, converse com todos os que testemunharam o acidente, se houve vários funcionários envolvidos. Isto é importante porque se você só obter ponto de vista de um membro da equipe, pode ser distorcida se ele ainda é louco por ela ou pelo cliente.

Desculpar imediatamente na carta. Não bater em torno do arbusto com brincadeiras ociosas no início. A primeira frase deve envolver "Lamentamos" de alguma forma ou de moda. Você pode adicionar qualquer outra suavização prolixo mais no restante do corpo da carta, mas manter as primeiras coisas primeiro e pedir desculpas o mais rápido possível.

Mostrar empatia pelos situação do cliente. Dizendo que está arrependido é importante, mas parando lá pode prejudicar as chances de ele fazer compras com você de novo, como ele pode pensar que você está apenas pedindo desculpas porque você tem que. Entrar em detalhes. Por exemplo, se o cliente foi curto uma bandeja de comida para uma ordem de catering, explicar como você entender como envergonhado ele pode sentir uma vez que ele estava tentando impressionar novos clientes em sua reunião de negócios.

Oferecer algo compensatório se possível. Concedido, você não quer dar afastado a loja, mas o dinheiro extra que você gasta ou perder nesse ínterim vale a pena se você garantir seu patrocínio para os próximos anos. Dizendo que está arrependido é bom, detalhando a sua empatia é melhor, mas oferecendo algo tangível para o problema dela é de ouro.