recepcionista Etiquette

Praticar telefone etiqueta apropriada por atender o telefone pelo terceiro anel. Fale claramente e concentrar toda a sua atenção sobre o chamador. Imediatamente anote o nome da organização ou empresa que você representa. Responder a necessidade ou pedido do chamador rapidamente. Se o chamador faz uma pergunta que você não pode responder, prepare-se para ajudar o chamador rastrear a resposta para demonstrar o compromisso da sua organização para a eficiência e serviço. Apropriar-se de consulta do chamador ou problema em ajudá-lo a resolver o problema. Se outro membro da equipe pode responder melhor, passar a chamada para o outro membro da equipe, mas fazê-lo apenas depois de ter verificado que o outro membro da equipe pode melhor ajudar o chamador.

Tome mensagens detalhadas para garantir que a informação e as necessidades do chamador passar para o membro do pessoal relevante. Observe o nome do chamador, a empresa ou departamento que ele representa, a data ea hora da chamada, uma explicação da chamada e número de telefone do chamador. Verificar a informação antes de desligar o telefone de modo que você pode passar informações precisas para o destinatário pretendido.

Deixar uma mensagem curta educado em sua máquina ou correio de voz respondendo de modo que, quando você não pode atender o telefone, o interlocutor vai entender que ele receberá uma resposta o mais breve possível. Observe o nome da sua empresa na sua mensagem atendedor de chamadas e deixar instruções para o chamador para gravar seu nome, número de telefone e resumo da razão para chamar. Retornar todas as chamadas mais rapidamente possível.

Saudai a todos os visitantes com um sorriso e atitude amigável. Descubra como você pode ajudá-los. Concentre-se no visitante e suas perguntas ou necessidades. Da mesma forma que você se apropriar da pergunta de um visitante ou problema no telefone, reagem da mesma forma em pessoa. Proporcionar ao visitante com as informações necessárias ou, se você não sabe as respostas, tomar todas as medidas são necessárias para verificar as informações. Se o visitante veio ver alguém na empresa, dar-lhe indicações completas ou, melhor ainda, levá-lo ao seu destino.